Betrekken (toekomstige) beheerder
Betrek waar mogelijk de toekomstige beheerder van het bouwwerk bij de voorbereiding van het project. De beheerder weet welke problemen kunnen optreden bij het gebruik, beheer en onderhoud van een bouwwerk en heeft vaak ook inzicht in hoe die problemen al in het initiatief en bij het ontwerp kunnen worden voorkomen.
In organisaties die (eigen) vastgoed beheren, staan er figuurlijk vaak hoge schotten tussen de afdelingen ‘projecten’ en ‘beheer’ of ‘asset management’. Medewerkers die programma’s van eisen opstellen voor (ver)bouw, renovatie of herbestemming, spreken niet of nauwelijks met de medewerkers die het bouwwerk straks moeten beheren en onderhouden en het gebruik moeten faciliteren. Terwijl juist dáár veel kennis zit over oplossingen die wel of niet werken in de praktijk, constructies die problemen opleveren in het onderhoud, enzovoort. Zij hebben bovendien goed inzicht in welke informatie zij nodig hebben om het beheer, onderhoud en facility management goed uit te voeren.
Haal de schotten tussen de afdelingen 'projecten' en 'asset management' neer!
Betrek daarom – waar mogelijk – de toekomstige beheerder, asset manager en/of facility manager bij het opstellen van het Programma van Eisen, c.q. de Vraagspecificatie en de Informatie Leveringsspecificatie (ILS). Schep de juiste randvoorwaarden voor terugkoppeling van kennis uit de gebruiksfase!